Wanbetaling voorkomen door effectief debiteurenbeheer

Negen tips van onze incassospecialist Michael over effectief debiteurenbeheer

1. Weet wie uw klant is

Het is belangrijk om te weten wie uw klant is. Zorg dat u altijd over juiste en recente adres- en contactgegevens van uw klant beschikt.

2. Zorg voor een duidelijke declaratie

Vermeld duidelijk welke behandeling er is uitgevoerd en welke medicijnen zijn meegegeven en vermeld welk bedrag daar tegenover staat. Noem ook duidelijk een datum waarop de betaling binnen moet zijn.

3. Verstuur tijdig uw declaraties

Zorg dat u zo snel mogelijk uw declaratie verstuurt. Geef hem bij voorkeur direct na de behandeling mee. Hiermee laat u zien dat u uw werkzaamheden serieus neemt.

4. Houd uw administratie op orde

Houd uw administratie altijd netjes bij. Daardoor creëert u overzicht voor uzelf en verliest u geen openstaande facturen uit het oog.

5. Stuur tijdig een herinnering

Is uw declaratie na het verstrijken van de betalingstermijn niet betaald? Stuur direct een vriendelijke herinnering naar uw klant om hem te attenderen op de openstaande declaratie. Wellicht heeft u klant de declaratie over het hoofd gezien.

6. Neem telefonisch contact op met uw klant

Bellen met uw klant is een stuk persoonlijker dan het versturen van een herinnering per e-mail of post. Vaak kunt u daarmee beter aanvoelen wat de reden is waarom de factuur nog niet gelijk is betaald.

7. Durf anders te denken

U heeft recht op uw geld en daar mag u best stellig in zijn. Laat u dus niet te lang aan het lijntje houden.

8. Noteer alle afspraken

Heeft u na het versturen van de declaratie nog contact met de klant en spreekt u bijvoorbeeld een betalingsregeling af? Noteer het! Bewaar ook iedere betalingsherinnering en de reacties van uw klant. Mocht het mis gaan, dan heeft u in ieder geval een goed dossier.

9. Stuur een laatste aanmaning

Alle 8 bovenstaande tips gebruikt maar wordt de declaratie nog steeds niet betaald? Stuur uw klant dan een zgn. 14-dagenbrief. Meer informatie over de 14-dagen brief vindt u hieronder.

De 14-dagenbrief 

Per 1 juli 2012 is de Wet Normering buitengerechtelijke Incassokosten (WIK) en het bijbehorende Besluit incassokosten (BIK) in werking getreden. Vanaf deze datum worden de buitengerechtelijke incassokosten volgens een staffel berekend en zijn aan een maximum gebonden.

Incassokosten zijn kosten die de u als schuldeiser moet maken om een openstaande vordering geïncasseerd te krijgen. Deze incassokosten komen, mits u juist heeft aangemaand, voor rekening van de (schuldenaar) debiteur. De WIK beschermt schuldenaren tegen onredelijk hoge kosten.

De hoogte van de incassokosten is afhankelijk van de hoogte van uw vordering en wordt berekent aan de hand van een procentuele staffel. Hoe hoger uw vordering is hoe lager het percentage wordt. Het minimum bedrag wat aan buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht mag worden bedraagt € 40,00. 

In het tooltje links op deze pagina kun u eenvoudig de hoogte van de incassokosten uitrekenen.  

Om een voorbeeld van een 14 dagenbrief te downloaden in Word formaat klikt u hier. Wilt u liever dat wij hem voor u voor versturen neem dan contact met mij op. 

Laatste aanmaning verplicht bij consumenten

Alvorens u dus aanspraak wilt kunnen maken op de incassokosten moet uw uw klant een laatste aanmaning versturen waarin een termijn van 14 dagen (ingaand 1 dag na ontvangst van de aanmaning) wordt gesteld en waarin wordt medegedeeld wat de gevolgen van het niet betalen zijn. Onderstaand treft u een voorbeeld van een tekst die voldoet aan deze eis:

“Wij stellen u voor de laatste maal in de gelegenheid het openstaande bedrag zonder extra kosten over te maken. Uw betaling zien wij graag binnen 14 dagen van u tegemoet. De termijn van 14 dagen vangt aan 1 dag na ontvangst van dit schrijven. Indien wij uw betaling niet, niet tijdig of niet volledig ontvangen zal de vordering conform de Wet Normering buitengerechtelijke incassokosten worden verhoogd met de wettelijke rente alsmede een bedrag van € -- aan buitengerechtelijke incassokosten.” 

Vrijblijvend sparren met een van onze incassospecialisten? Bel 071 - 55 555 55.